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PROCEDIMIENTOS DE ALMACENAMIENTO Y RESPALDO
Elaboración de Backups


Los procedimientos de backups establecidos en el presente documento tienen como objetivos proteger los datos y aplicaciones de software contra todo tipo de fallas que puedan ocurrir y posibilitar la recuperación de fallas en el menor tiempo posible y sin la pérdida de datos.

Se deberán establecer los procedimientos para la obtención de copias de Seguridad de todos los elementos de software necesarios para asegurar la correcta ejecución de los Sistemas o aplicativos de la Institución.

Archivos que deben tener copias de respaldo

1. Backups del Sistema Operativo (en caso de tener varios Sistemas Operativos o versiones, se contará con una copia de cada uno de ellos).

2. Backups del Software Base (Paquetes y/o Lenguajes de Programación con los cuales han sido desarrollados o interactúan nuestros Aplicativos Institucionales).

3. Backups del Software Aplicativo (Considerando tanto los programas fuentes, como los programas objetos correspondientes, y cualquier otro software o procedimiento que también trabaje con la data, para producir los resultados con los cuales trabaja el usuario final). Se deben considerar las copias de los listados fuentes de los programas definitivos, para casos de problemas.

4. Backups de los Datos y de estructura de datos (Bases de Datos, Índices, tablas de validación, contraseñas, tablespaces, usuarios, roles y todo archivo necesario para el funcionamiento de los Sistemas de Información de la Institución y la pronta recuperación de los mismos en caso de fallas).

5. Backups de archivos de usuarios (Archivos utilizados por el personal de la Universidad en cada Departamento).

Especificaciones y normas para la elaboración de los backups

Para backups de Sistemas Operativos y de Software Base

6. Los backups de los Sistemas Operativos y de Software Base utilizados en el Centro de Sistemas de Información deberán estar almacenados en CD`s con etiquetas que contengan la siguiente información:

- Código de numeración del CD [tipo][número]
- Identificación del Sistema Operativo
- Número de CD (en formato [número]de[cantidad total de CD´s], ej. 2 de 3)
- Versión
- Idioma

7. Las claves de instalación de los diferentes Sistemas deberán ser administradas por el Administrador de la Base de Datos y proporcionada al personal de soporte técnico cada vez que sea necesario manteniendo un registro sobre las instalaciones realizadas.

8. La ubicación de resguardo de dichos backups será la Sala de Servidores del Centro de Sistemas de Información que cuenta con las condiciones apropiadas para el mantenimiento de los medios.

9. La frecuencia de obtención de estos backups deberá ser anual o cada vez que se deteriore el medio de almacenamiento de los mismos.

Para Backups del Software Aplicativo

10. Los backups del Software Aplicativo deberán estar almacenados en CD´s con etiquetas que contengan la siguiente información:

- Código de numeración del CD [tipo][número]
- Nombre del Sistema
- Versión
- Ubicación de las fuentes (formato: [nombre sistema]/[fuentes])
- Ubicación de los compilados (formato: [nombre sistema]/[compilados])
- Ubicación de los instaladores (si se tienen) (formato: [nombre sistema] /[instaladores])
- Número de CD (en formato [número]de[cantidad total de CD´s], ej. 2 de 3)

11. La ubicación de resguardo de dichos backups será la Sala de Servidores del Centro de Sistemas de Información y una máquina de la red.

12. La frecuencia de obtención de éstos backups es anual en caso de que no se registren modificaciones; y cada vez que se elabore una nueva versión del sistema.

Para Backups de datos

13. Los backups de datos y de estructura de las bases de datos deberán realizarse para cada base de datos que se encuentre a cargo del Centro de Sistemas de Información, a la fecha son:

- Bases de Datos ubicadas en los Servidores en custodia de Centro de Sistemas de Información: UCBL, UCB2 e IISEC (Base de Datos del Instituto de Investigaciones Socio Económicas)
- Bases de Datos externas ubicadas fuera del Centro de Sistemas de Información: MPDL y MPDS (Bases de Datos de Maestrías para el Desarrollo de La Paz y Santa Cruz)

14. Los backups de datos deberán elaborarse según su importancia de la siguiente manera:

UCBL:
- backups completos diarios en épocas críticas como inscripciones y backups día por medio en épocas normales.
- borrado de los backups anteriores semanalmente.

UCB2, IISEC, MPDL y MPDS:
- backups completos semanales.
- borrado de los backups anteriores mensualmente

Los backups se guardan en dos lugares fijos distintos, en el directorio backups del disco donde se halla el motor y en un directorio creado para tal fin, en alguna de las máquinas de la red.

Para todos los servidores copiar los últimos backups de cada mes y traspasarlos a un CD; cada tres meses se debe enviar el último CD a bóveda.

15. La nomenclatura de los backups sigue este patrón: años (4 dígitos), mes (2 dígitos), día (2 dígitos). Ejemplo: el backup del 4 de Junio del 2000 es 20000406.dmp, donde dmp es la extensión del archivo.

Para los directorios donde se almacenan los backups: [NOMBRE_SERVIDOR]/ [NOMBRE_BAKCUP]

16. Al sacar un backup se debe necesariamente crear un archivo log, en el mismo directorio en el que se está creando el backup. Debe seguirse la misma nomenclatura usada en los archivos bmp en el nombre de los archivos log.

17. Una vez que se han creado los dos archivos, el dmp y el log, deben comprimirse con algún compresor de archivos (actualmente se lo realiza con el Winzip) y almacenarse en dos lugares físicos distintos. Una copia debe quedar en el directorio Backups del disco denominado motor, mientras que la otra copia en un directorio creado con tal fin, en alguna de las máquinas de la red.

Backups de archivos de usuarios

18. Los archivos de usuarios se almacenarán en un disco duro bajo la responsabilidad del personal de Soporte Técnico de la Universidad y en base a la siguiente configuración de carpetas:

- [Fecha]/[Nombre Departamento]/[Nombre Usuario]/
- [Fecha]: Semestre-Año, ej: 2-2004
- [Nombre Departamento]: sigla o nombre según corresponda, ej: ADM ó PERSONAL
- [Nombre Usuario]: inicial nombre y apellido, ej: mTorrez
- La nomenclatura de los subdirectorios del usuario se realizarán según la información que almacene el usuario.

19. Se obtendrán backups de archivos de usuarios semestralmente para todos los usuarios de la red de la Universidad.

20. Se verificará la información que se almacene, íntegramente, tanto el original como las copias (en caso de encontrarse empaquetada, desempaquetarla como comprobación). Asimismo, debe verificarse que la información no esté contaminada con virus informático.

21. En el modo de trabajo monousuario, los usuarios son los responsables de hacer el respaldo de la información.

22. En el modo de trabajo multiusuario el responsable de hacer el respaldo de la información es el administrador de la red, previa orden de trabajo por parte del usuario.

Medidas de seguridad

23. Se grabará el trabajo que se está realizando cada cierto tiempo (10 - 20 minutos aproximadamente).

24. Si se está trabajando con disquete, antes de hacer uso de otro, se debe cerrar el archivo, de lo contrario perderá la información.

25. Si su archivo está en disquete y va a trabajar más de una hora, se recomienda copiarlo al disco duro y trabajar en él, una vez concluido el trabajo levante su información a disquete y bórrelo del disco duro.

26. Se evitará el uso de disquetes muy antiguos o guardados durante mucho tiempo (más de un año), así como los que empiezan a fallar.

27. Los medios magnéticos deben estar alejados de los campos magnéticos y no se les debe acercar ningún cuerpo con propiedades magnéticas (como los imanes, teléfonos), ya que podrían provocar la pérdida irrecuperable de los datos ya almacenados.

28. Cuando requiera grabar o borrar información no se debe levantar la compuerta del disk drive (disquete de 5 1/4") o presionar el botón (disquete de 3 1/2"), porque puede ocurrir que no sólo se dañe la información restante sino también el formato lógico, tomándolos como bloques de sectores dañados. Para retirar el disquete se debe esperar a que la luz del drive (LED) esté apagada.

29. No se debe mover la CPU conteniendo al disco duro cuando esté encendido, porque los cabezales de lectura-escritura pueden dañar al disco.

30. Los ambientes donde se depositan los medios magnéticos deben cumplir con las condiciones adecuadas de temperatura y no presentar humedad.

31. Los medios magnéticos en los cuales se almacenará los respaldos de la información serán completamente nuevos (primer uso), verificándose su buen estado operacional.

32. Sólo el personal responsable de la seguridad de los archivos tendrá acceso al ambiente donde se encuentren estos medios magnéticos.

33. Antes de descolgar el servidor de la red el supervisor debe enviar con 15 minutos de anticipación un mensaje a los usuarios para que salven su información.

Recomendaciones para realizar un backup

Para cumplir los requerimientos esenciales que se necesitan para efectuar el proceso de backup, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Consideraciones técnicas

Las principales consideraciones técnicas que pueden mencionarse son las siguientes:

34. Capacidad de Procesamiento: El criterio de capacidad de procesamiento se basa fundamentalmente en la capacidad de almacenamiento en memoria externa disponible por el usuario de la computadora, con el fin de poder efectuar procesos de respaldo de información (backup), de acuerdo a los equipos existentes.

Esta clasificación incluye las siguientes categorías:

- Microcomputadoras - Computadoras personales
- Computadora de mediana capacidad (Minicomputadoras)
- Computadora de alta capacidad (Mainframes)
- Ambiente de Red

De acuerdo a esta clasificación, se debe considerar qué tipo de backup es recomendable usar para satisfacer las necesidades existentes.

35. Posibilidades respecto al uso de utilitarios interactivos de respaldo de información: En este aspecto, en el mercado se disponen de un conjunto de utilitarios de propósito general que permiten efectuar procesos de respaldo de información.

Para ello se debe disponer de criterios o metodologías apropiadas que permitan el uso de estos utilitarios de acuerdo a:

- Volumen de información que es posible procesar
- Frecuencia de proceso de la información
- Importancia de la información (Información sensitiva) con la finalidad de disponer de un utilitario único "estándar", que se adopte en cada Institución.

36. Potencia: Es la capacidad de memoria operativa y velocidad de procesamiento. Este criterio indica la cantidad de Kbytes de memoria operativa real o virtual, accesibles al usuario en la computadora y la velocidad de la misma, las cuales se pueden clasificar de acuerdo a las siguientes categorías:

- Computadora de poca potencia
- Computadora de mediana potencia
- Computadora de alta potencia

Con los criterios mencionados, se debe seleccionar los utilitarios o el tipo de backup a usar en un proceso determinado.

Consideraciones de sistemas

Los sistemas que van a ser utilizados se clasifican por los siguientes criterios:

37. Volumen de información de entrada: Este criterio implica considerar sistemas que trabajen con información de entrada que permitan procesar:

- Pequeño volumen de información
- Mediano volumen de información
- Gran volumen de información

De acuerdo al volumen se debe usar el tipo de backup más apropiado.

38. Volumen de información de salida: De manera similar al anterior, se debe considerar el tamaño de la información de salida para seleccionar el tipo de backup adecuado.

Se puede clasificar en:

- Sistemas de poca complejidad: Poseen un número reducido de archivos y de unidades de tratamiento o procesos independientes.
- Sistemas de complejidad media: Tienen gran cantidad de archivos y procesos diferentes y requieren un tratamiento de sus datos por diferentes programas, para lograr un resultado.
- Sistemas de gran complejidad: Tienen características especiales, como calcular gran cantidad de iteraciones u operaciones para los datos.

De acuerdo a lo mencionado, se debe indicar el tipo de backup a usar.

39. Sistemas que trabajan bajo la modalidad en tiempo real: Este aspecto es muy importante para realizar un proceso de respaldo de información, puesto que no es lo mismo realizar backups de archivos que son permanentemente usados (accesados) por los usuarios, para ello es necesario tener en cuenta ciertos tipos o metodologías de respaldo de información apropiada.

40. Organización del ambiente: Los backups realizados en disco o en cinta, deben ser etiquetados y correctamente organizados para conocer en todo momento las últimas versiones y pueda localizarse fácilmente cuando se quiera restablecer los datos en el disco duro.

Para organizar el medio en que se va a realizar el backup se pueden seguir los siguientes pasos:

- Etiquetado: cada CD debe ser etiquetado usando un código sencillo que indique a que lugar del sistema de backup pertenece y con un número de secuencia.
- Mantener un registro: todos los CD´s necesitan algún tipo de registro escrito del contenido que hay en él y la fecha de cuando ha sido grabado.
- Almacenamiento: los grupos de CD´s deben guardarse en sus propios contenedores, marcados cada uno con sus propias etiquetas y registros. Pueden ser almacenados en un ambiente externo al área de trabajo para prevenir la pérdida de los datos.
- Rotación: se debe instaurar procedimientos y un control de registro para ver que los backups se han efectuado y que los backups cruciales se han enviado a un lugar seguro fuera de la instalación. La frecuencia de renovar el backup que se tiene en otro lugar depende de la importancia de los datos.

De respaldo de seguridad

41. La información almacenada debe ser verificada íntegramente, tanto el original como las copias (en caso de encontrarse empaquetada, desempaquetarla como verificación). Asimismo, debe verificarse que la información no esté contaminada con virus informático.

42. Los archivos que son textos, hojas de cálculo, gráficos, etc., mientras no se concluyan, serán guardados en una sola copia por cada actualización para facilitar su almacenamiento. Una vez concluidos se debe guardar una copia adicional de respaldo, en forma empaquetada o no, dependiendo del tamaño del archivo.

43. Cuando se quiera almacenar un archivo de respaldo este deberá guardarse físicamente en otra unidad magnética (diskette, cinta o disco) diferente a la que contiene el archivo original.

Del almacenamiento físico

44. Los ambientes donde se depositan los medios magnéticos deben contar con adecuadas condiciones de temperatura y no presentar humedad.

45. Los medios magnéticos en los cuales se almacena la información histórica deben ser completamente nuevos (primer uso), verificándose su buen estado operacional.

46. Sólo el personal responsable de la seguridad de los archivos tendrá acceso al ambiente donde se encuentren estos medios de almacenamiento.


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