REGLAMENTO DE ADQUISICIONES

1. DISPOSICIONES GENERALES

1.1. Objeto

El presente documento tiene por objeto reglamentar las compras de bienes y la contratación de servicios y obras en la Universidad Católica Boliviana, estableciendo su organización, procedimientos y normas de control interno.

1.2. Ámbito de aplicación

Las presentes normas serán aplicadas a todas las compras de bienes y contrataciones de servicios y obras que realice la Universidad en el ámbito nacional.

1.3. Responsabilidad 

a) Del cumplimiento y control de las presentes normas

Los Vicerrectores Regionales, en la regional a su cargo, serán los responsables del cumplimiento de las presentes normas. Delegarán expresamente en el Director Administrativo y Financiero Regional la autoridad necesaria y suficiente para su uso y aplicación.

La Gerencia Nacional , será responsable de conducir la gestión y controlar el cumplimiento de las presentes normas.

b) De las operaciones

El presente reglamento señala responsables de cada secuencia en las que están divididas las operaciones comprendidas en una compra o contratación. Dicha secuencia, de modo general, comprende.

• Del requerimiento, cuando corresponda (como condición previa a la selección de bien, servicio u obra, y a la adjudicación del proveedor)
• De la gestión de compra o contratación (selección/ adjudicación)
• De la recepción
• Del pago o rendición de fondos (conformación del legajo de cuentas a pagar)

2. NATURALEZA Y CUANTÍA

2.2. Tipos de compra y contrataciones

Dependiendo de la naturaleza y cuantía de la compra de bienes o de la contratación de servicios y obras, estas podrán ser:

2.3. Fraccionamiento

Queda expresamente prohibido el fraccionamiento de las compras y de las contrataciones con el objeto de tramitarlos mediante procedimiento distinto al específico. El incumplimiento a esta norma se considera falta grave.

3. COMPRAS Y GASTOS MENORES

Comprende los gastos de transporte urbano de mensajería, correspondencia, peajes y otros trámites; fotocopias, material de escritorio, suministros de mantenimiento, combustibles y lubricantes; servicios menores de refrigerios y atención de eventos en las oficinas.

Estas compras y gastos serán satisfechos con recursos de la caja chica tal como está previsto en el procedimiento específico establecido para el efecto.

4. BIBLIOGRAFÍA

Comprenden libros, revistas especializadas, discos compactos y otros materiales relaciones, cualquiera sea el medio de difusión, destinados a la consulta bibliografía de alumnos y docentes.

4.1. Procedimiento para compras directas

a) De la gestión de la compra

Bajo condición de que el material se constituya en texto para la materia dictad, y hasta el límite del importe establecido, el docente o el titular de un Departamento podrán adquirirlo directamente del proveedor o editorial, haciendo emitir la factura a nombre de la Universidad.

El titular del Departamento Relacionado, asume la responsabilidad de la compra autorizando la factura mediante comunicación interna, girada a la Biblioteca , con las referencias del material adquirido.

Toda la documentación incluido el material, será remitida en el día, a la biblioteca.

b) De la recepción

El titular de la Biblioteca será el responsable de la recepción del material. Para el efecto, conformará la comunicación interna recibida o señalará las observaciones que considere convenientes.

Conformada que fuera la recepción remitirá, a la Dirección Administrativa y Financiera Regional, la comunicación interna y la factura del proveedor; caso contrario, de existir observaciones, devolverá toda la documentación y el material al titular del Departamento girador de la comunicación interna para que la operación sea regularizada a la brevedad.

c) Del pago o reposición de fondos

La Dirección Administrativa y Financiera Regional será responsable de realizar un control formal, aritmético e impositivo de la documentación y, si corresponde, de tramitar el pago al proveedor o instruir la reposición de fondos al gestor de la compra, según sea el caso, tal como está establecido en los procedimientos administrativos de cuentas a pagar y desembolsos.

4.2. Solicitud expresa de lote

a) Del requerimiento

Bajo condición de que el material se constituya en el texto para la materia dictada, y hasta el límite del importe establecido, el docente o el titular de un departamento solicitarán la compra completando los datos del Form. 01. El formulario será remitido a la Dirección Administrativa y Financiera Regional.

El titular del Departamento relacionado, asume la responsabilidad por la pertinencia del requerimiento conformando la solicitud.

b) De la gestión de compra

La Dirección Administrativa y Financiera Regional, a ala recepción de la solicitud, será responsable de verificar que exista, en el presupuesto de la gestión, la correspondiente previsión y que ésta sea suficiente. Si corresponde conformará la solicitud, cotizará el requerimiento y, con las cotizaciones completadas, preparará, por duplicado, un pedido, completando los datos del Form. 03.

Gestionará la aprobación del Vicerrector Regional, quien será responsable de autorizar la compra y la adjudicación del proveedor firmado el documento de pedido; para este fin, toda la documentación le será sometida a su consideración por el Director Administrativo y Financiero Regional.

El Vicerrector Regional, revisará toda la documentación y, si considera necesario hará las consultas que juzgue necesarias para asegurarse de la pertinencia de su aprobación.

La Dirección Administrativa y Financiera Regional, con la aprobación del Vicerrector Regional, será responsable de gestionar la compra colocando el pedido al proveedor con el original del Form. 03 y/o, si así lo requiere la operación, tramitando el desembolso c/c a rendición de fondos tal como está establecido en los procedimientos administrativos de cuentas a pagar y desembolsos.

Duplicado del Form. 03, adjunto Form. 01 de solicitud, serán remitido a Biblioteca a la espera de la recepción del pedido.

c) De la recepción

El titular de la Biblioteca será el responsable de la recepción del material. Para el efecto, procederá a constatar la correspondencia con el pedido girado y, si corresponde, conformará el Form. 03 o señalará las observaciones que considere convenientes en el mismo documento.

Si la recepción es parcial, consignará en el Form. 03 la novedad y, con una fotocopia, repetirá el procedimiento cuantas veces sea necesario hasta completar el pedido.

Conformada la recepción remitirá, a la Dirección Administrativa y Financiera Regional, los Form. 03 y Form. 02, incluida la factura del proveedor. Similar procedimiento seguirá de existir observaciones para que la operación sea regularizada a la brevedad, en la Dirección Administrativa y Financiera Regional.

d) Del pago o rendición de fondos

La Dirección Administrativa y Financiera Regional, será responsable de realizar un control formal, aritmético e impositivo de la documentación y, si corresponde, de tramitar el pago al proveedor, tal como está establecido en los procedimientos administrativos de cuentas por pagar y desembolsos.

5. MATERIALES Y SUMINISTROS

Comprende los destinados a las actividades académicas, de oficinas, de mantenimiento y reparaciones, así como para construcciones menores.

La Oficina de Servicios Generales (mantenimiento) mantendrá un inventario mínimo de materiales necesarios corrientes - como papelería y material eléctrico - para atender los requerimientos sólo del mes. La custodia será responsabilidad del titular del departamento.

a) Del requerimiento

Sólo los titulares de Departamento girarán sus requerimientos a la Dirección Administrativa y Financiera Regional, se hacen responsables por la pertinencia de dicha solicitud. Para el efecto deben completar los datos del Form. 01.

La Dirección Administrativa y Financiera Regional, a la recepción de los requerimientos, será responsable de consolidar las solicitudes y de verificar:

• la naturaleza de los bienes solicitados
• la cantidad requerida y el valor aproximado del requerimiento
• que exista, en el presupuesto de la gestión, la correspondiente previsión y que ésta sea suficiente.

Si considera razonable gestionará, con la Oficina de Servicios Generales, la provisión de los materiales solicitados con el Form. 01. Caso contrario, requerirá la aprobación del Vicerrectorado Regional, quien será responsable de autorizar los requerimientos y/o la provisión de los materiales observados.

Si el requerimiento es rechazado será consignada la razón en el Form. 01 y devuelto al departamento solicitante.

b) De la provisión de materiales

La atención de un requerimiento debidamente aprobado, será responsabilidad del titular del Oficina de Servicios Generales, quien entregará los materiales solicitados en el Form. 01, amparado con la emisión, por duplicado, del Form. 02.

A la recepción de los bienes, en el Departamento solicitante, su titular dejará constancia, en el For. 02, de la conformidad de recepción. Original del documento, adjunto al Form. 01, serán remitidos a la Contabilidad (costeo) y el duplicado quedará archivado en la Oficina de Servicios Generales como descargo.

c) De la gestión de compra

Se iniciará la gestión de compra de materiales en los siguientes casos:

• Cuando se debe reponer el inventario de materiales de la Oficina de Servicios Generales, y
• Cuando no es posible satisfacer un requerimiento girado por un determinado Departamento.

Para el efecto y aprobados el requerimiento o la provisión del material, como se señala en los incisos anteriores, la Dirección Administrativa y Financiera Regional, será responsable de seleccionar los posibles proveedores del Fichero Referencial de Proveedores (Ref. Sección 10).

Obtenidas las mejores cotizaciones y condiciones de compra, preparará, por duplicado, un pedido completando los datos del Form. 03 al cual se le adjudicará, como respaldo, el informe resultante del Fichero Referencial de Proveedores (Ref. Sección 10) y los criterios utilizados para la selección de los bienes y del proveedor.

La ratificación de la selección del proveedor será responsabilidad del Vicerrector Regional; para este fin, toda la documentación le será sometida a su consideración por el Director Administrativo y Financiero Regional.

El Vicerrector Regional revisará toda la documentación y, si considera necesario, hará las consultas que juzgue necesarias para asegurarse de la pertinencia de su aprobación .

Con la aprobación del Vicerrectorado Regional, el Director Administrativo y Financiero Regional, será responsable de gestionar la compra, colocando el pedido al proveedor seleccionado con el original del Form. 03 o, si así lo requiere la operación, tramitando el desembolso c/c a rendición de fondos tal como está establecido en los procedimientos administrativos de cuentas a pagar y desembolsos.

Duplicado del Form. 03, adjunto al Form. 01, serán remitidos a la Oficina de Servicios Generales a la espera de la recepción del pedido.

d) De la recepción

El titular de la oficina de Servicios generales será responsable de la recepción de los materiales comprados. Para el efecto, constatará la correspondencia con el pedido girado y, si corresponde, conformará el Form. 03 o señalará las observaciones que considere convenientes en el mismo documento.

Si la recepción es parcial, consignará en el Form. 03 la novedad y, con una fotocopia, repetirá el procedimiento tantas veces como sea necesario hasta completar el pedido.

Conformada la recepción, toda la documentación, incluida la factura del proveedor, será remitida a la Dirección Administrativa y Financiera Regional.

Similar procedimiento seguirá de existir observaciones para que la operación sea regularizada, a la brevedad, en la Dirección Administrativa y Financiera Regional.

e) Del pago o rendición de fondos

La Dirección Administrativa y Financiera Regional, será responsable de realizar un control formal, aritmético e impositivo de la documentación recibida y, si corresponde, de tramitar el pago al proveedor, tal como está establecido en los procedimientos administrativos de cuentas por pagar y desembolsos, o instruir regularizar el cargo de cuenta, según sea el caso.

6. EQUIPAMIENTO

Comprende Computadoras, impresoras y accesorios de computación, de redes y comunicaciones, laboratorios, proyectores, retroproyectores, y otros equipos destinados al equipamiento de aulas y auditorios así como de muebles, enseres y equipos de oficina.

a) De las condiciones generales

Como norma general, las adquisiciones de estos activos deben estar inscritos y fundamentados en el presupuesto de inversiones de la gestión. Será responsabilidad del Director Administrativo y Financiero Regional, establecer que esta inscripción tenga consignado un plan de compras de acuerdo a las necesidades y posibilidades del flujo de fondos.

Si surgieran requerimientos emergentes de necesidades no contempladas específicamente en el presupuesto del a gestión o que el bien en cuestión sea parte de una previsión presupuestaria genérica, la Gerencia Nacional , será responsable de evaluarlas y aprobarlas, tanto no exceda las previsiones presupuestarias, caso contrario, serán sometidas al Vicerrectorado Administrativo Financiero quien será responsable de reprogramar el presupuesto para que sea puesto a consideración del Rectorado para la aprobación de la Junta Directiva.

b) Del requerimiento

Si surgieran requerimientos específicos, sólo los titulares del Departamentos lo girarán a la Dirección Administrativa y Financiera Regional, fundamentando la necesidad mediante comunicación interna.

La Dirección Administrativa Financiera Regional será responsable de consolidar estos requerimientos y de verificar:

• la naturaleza del o los bienes solicitados
• la cantidad requerida y el valor aproximado del requerimiento
• que esté comprendido dentro de las previsiones presupuestarias de la gestión

Si considera procedente, gestionará la aprobación del requerimiento como sigue:

• Del Vicerrector Regional, quien será responsable de aprobarlo, si el requerimiento no excede de $us. 15.000.
• De la Gerencia Nacional , quien será responsable de aprobarlo, con opinión fundada del Vicerrector Regional, si el requerimiento excede de $us. 15.000.

En ambas instancias los titulares firmarán la comunicación interna girada.

Si la solicitud es rechazada, en cualquiera de las instancias, debe consignarse la razón en la comunicación interna girada y devuelta al departamento solicitante.

c) De la gestión de compra

Se inicia la gestión de compra en los siguientes casos:

• Cuando se debe dar cumplimiento al plan de compras inscrito en el presupuesto de inversiones, y
• Cuando se debe satisfacer un requerimiento girado por un determinado Departamento, debidamente aprobado.

Para el efecto, la Dirección Administrativa Financiera Regional será responsable de seleccionar los equipos y los posibles proveedores del Fichero Referencial de Proveedores (Ref. Sección 10), tramitando en lo posible la ratificación de las cotizaciones, en particular cuando la cuantía sea superior a $us. 5.000. Si las cuantías fueran mayores a $us. 30.000, debe recurrir a ampliar la obtención de otras ofertas mediante invitaciones directas expresas a dos o más proveedores.

Obtenidas las mejores cotizaciones y condiciones de compra, preparará, por duplicado, un pedido complementando los datos del Form. 03 al cual se le adjuntará como respaldo, el Informe resultante del Fichero Referencial de Proveedores (Ref. Sección 10) y los criterios utilizados para la selección de los bienes y del proveedor.

Dependiendo de la cuantía de la compra, se proseguirá como sigue:

• Si la compra no excediera de $us. 15.000, será responsabilidad del Vicerrector Regional aprobar la selección del equipo y del proveedor; para este fin, revisará toda la documentación y, si considera necesario, hará las consultas que juzgue convenientes para asegurarse de la pertinencia d su aprobación. Si aprueba, firmará el Form. 03 y la documentación de respaldo, caso contrario, dejará constancia de sus observaciones en la documentación.
• Si la compra excede los $us. 15.000, y es menor a $us. 30.000, será responsabilidad de la Gerencia Nacional aprobar la selección del equipo y del proveedor; para este fin, el Director Administrativo y Financiero Regional, conjuntamente con el Vicerrector Regional, gestionarán dicha autorización, mediante comunicación interna fundamentada.
  La Gerencia Nacional , revisará toda la documentación y, si considera necesario, hará las consultas hará las consultas que juzgue convenientes para asegurarse de la pertinencia d su aprobación. Si aprueba, firmará el Form. 03 y la documentación de respaldo, caso contrario, dejará constancia de sus observaciones en la documentación.
• Si la compra excede de $us. 30.000, el Director Administrativo y Financiero Regional, conjuntamente con el Vicerrector Regional, mediante comunicación interna fundamentada, someterán la operación a la Gerencia Nacional.

La Gerencia Nacional , revisará los antecedentes y la tramitación de la compra y, si considera procedente, conjuntamente con el Vicerrector Administrativo y Financiero, serán responsables de someter la operación al Rectorado, mediante un informe fundamentado para que, con toda la documentación de respaldo, sea sometido con opinión a la aprobación de la Junta Directiva.

Su rechazo será fundamentado en la comunicación interna y devuelto el legajo al Vicerrector Regional.

Aprobada que fuera la selección del equipo y el proveedor y sila compra es menor de $us. 15.000, el Director Administrativo y Financiero Regional, será responsable de gestionar la compra colocando el pedido con el original del Form. 03 y/o, si así lo requiere la aprobación, tramitando el desembolso, el anticipo al proveedor o c/c a rendición de fondos, tal como está establecido en los procedimientos administrativos de cuentas a pagar y desembolsos.

Duplicado del Form. 03 será remitido a la Oficina de Servicios Generales a la espera de la recepción del pedido.

Si la compra fuera mayor de los $us. 15.000, la gerencia Nacional, con el Director Administrativo y Financiero Regional, serán responsables de gestionar la compra, elaborando los documentos pertinentes (e.g. contrato, garantías, etc.) y colocando el pedido con el original del Form. 03 y/o, si así lo requiere la operación, tramitando el desembolso, el anticipo al proveedor o c/c a rendición de fondos, tal como está establecido en lo procedimientos administrativos de cuentas a pagar y desembolsos.

Duplicado del Form. 03, será mantenido en la Dirección Administrativa y Financiera Regional a la espera de la recepción del pedido.

Si el Vicerrector Administrativo y Financiero juzgara que, por las condiciones técnicas o por la cuantía de la operación, fuera necesario recurrir, a los efectos de preparar los legajos de compra, al asesoramiento externo o a la participación de otros profesionales al interior de la Universidad , dispondrá que el Vicerrector Regional, cuando las compras no excedan de $us. 30.000, conforme una Comisión calificadora presidida por el Vicerrector Regional. Si la compra excediera de $us. 30.000, el Vicerrector Administrativo y Financiero, conformará la Comisión Calificadora presidida por el Gerente Nacional.

Los miembros de la Comisión calificadora, serán responsables de la opinión expresada firmando el Form. 03.

La Gerencia Nacional , será responsable de asegurar la opinión de asesoría legal en la conformación de contratos y garantías cuando juzgue que las condiciones técnicas y/o la cuantía de la operación así li justifique.

d) De la recepción

Dependiendo de la cuantía de la operación, se procederá como sigue:

• Si la compra es menor a $us. 15.000, el titular de la Oficina de Servicios Generales, será responsable de la recepción del pedido. Para el efecto; procederá a constatar la correspondencia con el pedido girado y, si corresponde, conformará la documentación y el Form. 03 o señalará la correspondencia, conformará la documentación y el Form. 03 o señalará la observación que considere conveniente en el mismo documento.
  Si la recepción es parcial, consignará en el Form. 03 la novedad y, con una fotocopia, repetirá el procedimiento cuantas veces sea necesario hasta completar el pedido.
  Conformada la recepción, toda la documentación, incluida la factura del proveedor, será remitida a la Dirección Administrativa y Financiera Regional.
• Si la compra es mayor a $us. 15.000, el Director Administrativo y Financiero Regional, será responsable de la recepción del pedido. Para el efecto procederá a constatar la correspondencia con el pedido girado y, si corresponde, conformará la documentación y el Form. 03 o señalará la observación que considere conveniente en el mismo documento.
  Si la recepción es parcial, consignará en el Form. 03 la novedad y, con una fotocopia, repetirá el procedimiento cuantas veces sea necesario hasta completar el pedido.
  Si la Gerencia Nacional juzga conveniente que, en la recepción, habría necesidad de proceder a controlar la calidad y especificaciones del bien, cualquiera sea el monto de la compra, instruirá la conformación de una Comisión de Recepción que la presidirá el Vicerrector Regional. Dicha Comisión emitirá informe fundamentado de su gestión responsabilizándose de su recepción.

e) Del pago o rendición de fondos

La Dirección Administrativa y Financiera Regional, será responsable de realizar un control formal, aritmético e impositivo de la documentación recibida y, si corresponde, de tramitar el pago al proveedor, tal como está establecido en los procedimientos administrativos de cuentas por pagar y desembolsos, o instruir regularizar los anticipos o el cargo de cuenta, según sea el caso.

7. SERVICIOS

Comprende las consultorías y auditorias para la Universidad , cualquiera sea su naturaleza, los contratos de servicios para mantenimiento y los referidos a las reparaciones menores de edificaciones e instalaciones cuyos montos no excedan los $us. 20.000.

a) De las condiciones generales

Como norma general, estas contrataciones deben estar inscritas y fundamentadas en el presupuesto de la gestión. Será responsabilidad del Director Administrativo y Financiero Regional, establecer que esta inscripción tenga consignado un plan de contrataciones y/o proyectos de acuerdo a las necesidades y posibilidades del flujo de fondos.

Si surgieran requerimientos emergentes de necesidades no contempladas específicamente en el presupuesto de la gestión o que el servicio en cuestión sea parte de una previsión presupuestaria genérica, la Gerencia Nacional , será responsable de evaluarlas y aprobarlas, en tanto no exceda de las previsiones presupuestarias, de los contrario, serán sometidas al Vicerrectorado Administrativo y Financiero quién será responsable de reprogramar el presupuesto para que sea puesto a consideración del Rectorado para la aprobación de la Junta Directiva.

b) Del requerimiento

Si surgieran requerimientos específicos, sólo los titulares de departamento girarán sus términos de referencia, a la Dirección Administrativa y Financiera Regional, fundamentando la necesidad mediante comunicación interna.

La Dirección Administrativa y Financiera regional, será responsable de considerar estos requerimientos y de verificar:

• la naturaleza de la solicitud
• el valor aproximado del requerimiento
• que esté comprendido dentro de las previsiones presupuestarias de la gestión

Si considera razonable, gestionará la aprobación del requerimiento como sigue:

• Del Vicerrector regional, quién será responsable de aprobarlo, si el requerimiento no excede de $us. 5000.
• De la Gerencia Nacional , quién será responsable de aprobarlo, con opinión Fundada del Vicerrector Regional, si el requerimiento excede de $us. 5000.

En ambas instancias, los titulares firmarán la comunicación interna girada.

Si la solicitud es rechazada, en cualquiera de las instancias, debe consignarse la razón en la comunicación interna girada y devuelta al departamento solicitante.

c) De la gestión de contratación

Se iniciará la gestión de contratación en los siguientes casos:

• Cuando se debe dar cumplimiento al plan de contratación de servicios o a los proyectos, inscritos en el presupuesto, y
• Cuando se debe satisfacer un requerimiento girado por un determinado Departamento, debidamente aprobado.

Para el efecto y necesariamente sobre la base de términos de referencia, la Dirección Administrativa y Financiera Regional, será responsable de seleccionar los posibles consultores o contratistas recurriendo al Fichero referencial de Proveedores (Ref. Sección 10), tramitando en lo9 posible la ratificación de las cotizaciones, en particular cuando la cuantía sea superior a $us. 5000. Si las cuantías fueran mayores a $us. 20000, debe recurrir a ampliar la obtención de otras ofertas mediante invitaciones directas expresas a dos o más consultores o contratistas.

Obtenidas las mejores cotizaciones y condiciones del servicio, preparará, por duplicado, un pedido completando los datos del Form. 03 al cual se le adjuntará como respaldo, el informe resultante del Fichero referencial de Proveedores (Ref. Sección 10) y los criterios utilizados para la selección del consultor o contratista.

Dependiendo de la cuantía de la contratación, se procederá como sigue:

• Si la contratación no excediera de $us. 5.000, será responsabilidad del Vicerrector regional aprobar la selección del consultor o contratista y del alcance de sus propuesta; para este fin, revisará toda la documentación y, si considera necesario, hará las consultas que juzgue convenientes para asegurarse de la pertinencia de su aprobación. Si aprueba, firmará el Form. 03 y la documentación de respaldo, caso contrario, dejará constancia de sus observaciones en la documentación.
• Si la contratación excede los $us. 5.000 y es menor a $us. 20.000, será responsabilidad de la Gerencia Nacional aprobar la selección del consultor o contratista y del alcance de su propuesta; para este fin, el Director Administrativo y Financiero Regional, conjuntamente con el Vicerrector Regional, gestionarán dicha autorización mediante comunicación interna fundamentada.
  La Gerencia Nacional , revisará toda la documentación y, si considera necesario, hará las consultas que juzgue convenientes para asegurarse de la pertinencia de su aprobación. Si aprueba, firmará el Form. 03 y la documentación de respaldo, caso contrario, dejará constancia de sus observaciones en la documentación.
• Si la contratación es mayor de $us. 20.000, el Director Administrativo y Financiero Regional, conjuntamente con el Vicerrector Regional, mediante comunicación interna fundamentada, someterán la operación a la Gerencia Nacional.
  La Gerencia Nacional , revisará los antecedentes y la tramitación del servicio y, si considera procedente, conjuntamente con el Vicerrector Administrativo y Financiero, serán responsables de someter la operación al Rectorado, mediante un informe fundamentado para que, con toa la documentación de respaldo, sea sometido con opinión a la aprobación de la Junta Directiva de la Universidad.
  Su rechazo será fundamentado en la comunicación interna y devuelto el legajo al Vicerrector Regional.
  Aprobada que fuera la selección del consultor o contratista y de los alcances de su propuesta, y si la contratación es menor a $us. 20.000, el Director Administrativo y Financiero Regional, será responsable de gestionar la contratación colocando el pedido con el original del Form. 03 y/o, si así lo requiere la operación, tramitando el desembolso, el anticipo al consultor o contratista o c/c a rendición de fondos, tal como está establecido en los procedimientos administrativos de cuentas a pagar y desembolsos.
  Duplicado del Form. 03, será mantenido en la Dirección Administrativa y Financiera Regional hasta tanto ser complete el servicio.
  Si la contratación fuera mayor de los $us. 20.000, la Gerencia nacional, con el Director Administrativo y Financiero regional, serán responsables de gestionar la contratación, elaborando los documentos pertinentes (e.g. contrato, garantías, etc.) y colocando el pedido con el original del Form. 03 y/o, si así lo requiere la operación, tramitando el desembolso, el anticipo al consultor o contratista o c/c a rendición de fondos, tal como está establecido en los procedimientos administrativos de cuentas a pagar y desembolsos.
  Duplicado del Form. 03, será mantenido en la Dirección Administrativa y Financiera Regional hasta tanto se complete el servicio.
  Si el Vicerrector Administrativo y Financiero juzgara que, por las condiciones técnicas o por la cuantía de la operación fuera necesario recurrir, a los efectos de preparar los legajos de la contratación así como derechizar los términos de referencia, al asesoramiento externo o a la participación de otros profesionales al interior de la Universidad , dispondrá que el Gerente Nacional, cuando las contrataciones no excedan de $us. 20.000, conforme una Comisión Calificadora presidida por el Vicerrector Regional, Si la contratación excediera de $us. 20.000, el Vicerrector Administrativo y Financiero, conformará la Comisión Calificadora presidida por el Gerente Nacional.
  Los miembros de la Comisión Calificadora , serán responsables de la opinión expresada firmando el Form. 03.
  La Gerencia Nacional , será responsable de asegurar la opinión de asesoría legal en la conformación de contratos y garantías cuando juzgue que las condiciones técnicas y/o la cuantía de la operación así lo justifiquen.

d) De la recepción del servicio

Dependiendo de la cuantía de la operación, se procederá como sigue:

• Si la contratación no excede de $us. 5.000, el titular del Departamento beneficiario del servicio, será responsable de dar conformidad al alcance y los resultados del servicio, recibido con arreglo a los términos de referencia preparados para el efecto, a la propuesta y a los términos del contrato suscrito. Para el efecto preparará un informe y, si corresponde, conformará la documentación y el Form. 03 o señalará la observación que considere conveniente.
  Conformada La recepción toda la documentación, incluida la factura del consultor o contratista, será remitida a la Dirección Administrativa y Financiera Regional.
• Si la contratación es mayor a $us. 5.000 y no excede de $us. 20.000, el Director Administrativo y Financiero Regional, será responsable de dar conformidad al alcance y los resultados del servicio, recibido con arreglo a los términos de referencia preparados para el efecto, a la propuesta y a los términos del contrato suscrito. Para el efecto preparará un informe y, si corresponde, conformará la documentación y el Form. 03 o señalará la observación que considere conveniente.
  Toda la documentación, incluida la factura del consultor o contratista, será retenida en la Dirección Administrativa y Financiera.
• Si la contratación es mayor a $us. 20.000, el Vicerrector Regional, será responsable de dar conformidad al alcance y los resultados del servicio recibido con arreglo a los términos de referencia preparados para el efecto, a la propuesta y a los términos del contrato suscrito. Para el efecto preparará un informe y, si corresponde, conformará la documentación y el Form. 03 o señalará la observación que considere conveniente.
  Conformada la recepción, toda la documentación, incluida la factura del consultor o contratista, será remitida a la Dirección Administrativa y Financiera.
  Si la Gerencia Nacional juzga conveniente que, por la especialización, especificidad, o cuantía de la contratación, habría necesidad de recurrir, a la participación de asesores externos o de profesionales al interior de la Universidad , conformará una Comisión de Recepción presidida por su autoridad. Dicha Comisión emitirá informe fundamentado de su gestión responsabilizándose de la recepción.

e) Del pago o rendición de fondos

La Dirección Administrativa y Financiera Regional, será responsable de realizar un control formal, aritmético e impositivo de la documentación recibida y, si corresponde, de trasmitir el pago al consultor o contratista del servicio, tal como está establecido en los procedimientos administrativos de cuentas por pagar y desembolsos, o instruir regularizar los anticipos o el cargo de cuenta, según sea el caso.

8. OBRAS

Comprende a toda construcción nueva y a reparaciones mayores de edificaciones e instalaciones cuyos montos sean superiores a $us. 20.000.

a) De las condiciones generales

Las obras deben estar inscritas y fundamentados en el presupuesto de inversiones de la gestión. Será responsabilidad del Director Administrativo y Financiero Regional, establecer que esta inscripción tenga consignado un plan de construcción, reparaciones mayores, y/o proyectos, de acuerdo a las necesidades y posibilidades del flujo de fondos.

En materia de excepción y/o emergencia, la Gerencia Nacional , conjuntamente con el Vicerrector Administrativo y Financiero, serán responsables de evaluar y aprobar la obra a encarar, en tanto no exceda de las previsiones presupuestarias; de los contrario, serán sometidas al Rectorado para que sea sometido a la aprobación de la Junta Directiva.

b) De la contratación

Se iniciará la gestión de contratación cuando se debe dar cumplimiento al plan de construcciones, reparaciones, y/o proyectos inscritos en el presupuesto de inversiones dela gestión.

Para el efecto y sobre la base de términos de referencia, planos y/o proyectos específicos y, si la contratación no excede de $us. 30.000, la Dirección Administrativa y Financiera Regional, será responsable de seleccionar los posibles contratistas recurriendo a la invitación directa de al menos tres contratistas.

Si el contrato excediera de $us. 30.000, como paso previo a la selección de al menos tres contratistas, se recurrirá a un proceso de preselección de proponentes procurando propuestas mediante la publicación de una convocatoria-invitación, en al menos dos medios de difusión y el dos oportunidades distintas.

Dependiendo de la cuantía de la contratación u obra, se procederá como sigue:

• Si la contratación no excediera de $us. 10.000, será responsabilidad del Vicerrector Regional aprobar la obra y la selección del contratista; para este fin, se elaborará un cuadro comparativo de propuestas y se firmará un acta de adjudicación.
  El Vicerrector regional a fin de asegurarse de la pertinencia de su aprobación, revisará todos los antecedentes de la operación y, si juzga necesario, hará las consultas que considere pertinentes.
• Si la contratación excede los $us. 10.000 y es menor a $us. 30.000, será responsabilidad de la Gerencia nacional aprobar la obra y la selección del contratista; para este fin, el Director Administrativo y Financiero Regional, conjuntamente con el Vicerrector Regional, gestionarán dicha autorización mediante comunicación interna fundamentada.
  La Gerencia Nacional , revisará toda la documentación y, si considera necesario, hará las consultas que juzgue convenientes para asegurarse de la pertinencia de su aprobación. Si aprueba, firmará toda la documentación. Su rechazo será fundamentado en la comunicación interna y devuelto el legajo al Vicerrector Regional.
• Si la contratación es mayor de $us. 30.000, el Director Administrativo y Financiero Regional, conjuntamente con el Vicerrector regional, gestionarán la autorización expresa de la Gerencia Nacional , mediante la comunicación interna.
  La Gerencia Nacional , revisará los antecedentes y la tramitación de la obra y, si considera procedente, conjuntamente con el Vicerrector Administrativo y Financiero, serán responsables de someter la operación al rectorado, mediante un informe fundamentado para que, con toda la documentación de respaldo, sea sometida con opinión a la aprobación de la Junta Directiva de la Universidad.
  Su rechazo será fundamentado en la comunicación interna y devuelto el legajo al Vicerrector Regional.
  Aprobada que fuera la obra y el contratista y si la operación es menor a $us. 30.000, el Director Administrativo y Financiero Regional, será responsable de gestionar la contratación y de tramitar los anticipos o los desembolsos al contratista, tal como está establecido en los procedimientos administrativos de cuentas a pagar y desembolsos.
  Toda la documentación emergente de la contratación, será mantenida en la Dirección Administrativa y Financiera regional, hasta tanto se complete la obra.
  Si la contratación fuera mayor a $us. 30.000, la Gerencia Nacional , con el Director Administrativo y Financiero Regional, serán responsables de gestionar la contratación, elaborando los documentos pertinentes (e.g. contrato, garantías, etc.) y tramitar los anticipos o los desembolsos al contratistas, tal como está establecido en los procedimientos administrativos de cuentas a pagar y desembolsos.
  Toda la documentación emergente de la contratación, será mantenida en la Dirección Administrativa y Financiera Regional, hasta tanto se complete la obra.
  Si el Vicerrector Administrativo y Financiero juzgara que, por las condiciones técnicas o por la cuantía de las obras fuera necesario recurrir, a los efectos de preparar los legajos de la contratación así como de revisar los planos y las especificaciones técnicas, al asesoramiento externo o a la participación de otros profesionales al interior de la Universidad , dispondrá que el Gerente nacional, cuando las contrataciones no exceden de $us. 30.000, conforme una Comisión Calificadora presidida por el Vicerrector Regional.
  Si la contratación excediera de $us. 30.000, el Vicerrector Administrativo y Financiero, conformará la Comisión Calificadora presidida por el Gerente Nacional y nombrará un Fiscal de Obra independiente, para la supervisión del trabajo.
  Los miembros de la Comisión Calificadora , serán responsables de la opinión expresada firmando todos los documentos del legajo de contratación.
  La Gerencia Nacional , será responsable de asegurar la opinión de asesoría legal en la conformación de contratos y garantías cuando juzgue que las condiciones técnicas y/o la cuantía de la operación así lo justifiquen.

c) De la recepción de obras

Dependiendo de la cuantía de la obra, se procederá como sigue:

• Si es menor a $us. 30.000, el Director Administrativo y Financiero Regional, será responsable de proceder a su recepción, dejando constancia en un informe específicamente preparado para el efecto (Acta de Recepción), conformando además la documentación de respaldo o señalando las observaciones que considere convenientes.
  Toda la documentación, incluida la factura del proveedor o contratista, será retenida en la Dirección Administrativa y Financiera Regional.
• Si la contratación es mayor a $us. 30.000 o siendo menor a este monto, la Gerencia Nacional juzgue necesario realizar un control especializado de la obra, será responsable de conformar un Comisión de Recepción, presidida por el será responsable de conformar una Comisión de Recepción, presidida por el Vicerrector Regional en la que formarán parte además, el Director Administrativo y Financiero de la Regional y el Fiscal de Obra. Dicha Comisión, será responsable de la recepción y emitirá, para el efecto, un informe fundamentado de su gestión (Acta de Recepción), la misma que será sometida a la Gerencia Nacional.
  Conformada la recepción y aprobada por la Gerencia Nacional , toda la documentación, incluida la factura del contratista, será remitida a la Dirección Administrativa y Financiera Regional.

d) Del pago o rendición de fondos

La Dirección Administrativa y Financiera Regional, procederá a realizar un control formal, aritmético e impositivo de la documentación y, si corresponde, tramitará el pago al contratista, tal como está establecido en los procedimientos administrativos de cuentas por pagar y desembolsos, o instruirá regularizar los anticipos o el cargo de cuenta, según sea el caso.

9. TERRENOS Y EDIFICACIONES

La compra de algún inmueble debe estar inscrita y justificada en el presupuesto de la gestión, aprobado para la Universidad. 

a) De la fundamentación

Será responsabilidad del Rectorado instruir la conformación de una Comisión, presidida por el Vicerrector Administrativo y Financiero y conformada por el Gerente Nacional y le Vicerrector de la Regional afectada, encargada de preparar la fundamentación de la adquisición. Dicho informe será sometido a la aprobación previa (de la gestión de compra) de la Junta Directiva.

b) De la gestión de compra de un determinado inmueble

Conseguida la aprobación previa de la Junta Directiva , la Gerencia nacional será responsable de contratar un avalúo técnico independiente de al menos tres profesionales y, si considera necesario, consultar además, de una manera razonable, el valor del mercado para dicho inmueble.

Obtenidos los valores referenciales, el Rectorado será responsable de conformar un Comisión Negociadora, presidida por el Vicerrector Administrativo y Financiero a los efectos de determinar el precio definitivo con el propietario del inmueble. Dicha Comisión elevará, al Rectorado, un informe substanciado de si gestión para que sea sometido a la aprobación definitiva de la Junta Directiva.

c) De la gestión de compra de un inmueble indeterminado

Conseguida la aprobación previa de la Junta Directiva , la Gerencia Nacional será responsable de consultar de una manera razonable, el valor referencial de los inmuebles en el mercado de bienes raíces; para el efecto preparará una publicación con las referencias de similitud a las requeridas, en al menos dos medios de prensa y en dos oportunidades.

Obtenidas las referencias y/o ofertas suficientes, el Rectorado será responsable de conformar una Comisión Negociadora, presidida por el Vicerrector Administrativo y Financiero a los efectos de determinar el precio definitivo con el propietario del inmueble. Dicha Comisión elevará, al Rectorado, un informe substanciado de su gestión para que sea sometido a la aprobación de la Junta Directiva.

Si la Comisión o el Rectorado vieran por conveniente asegurarse de la razonabilidad del valor negociado, pueden recurrir adicionalmente al avalúo técnico independiente de un reconocido profesional.

Conseguida la aprobación formal y expresa de la Junta Directiva , cualquiera sea la naturaleza del inmueble, la Gerencia Nacional será responsable de preparar la documentación de compra con todos los recaudos de Ley y precautorios necesarios sobre la propiedad en cuestión.

10. FICHERO REFERENCIAL DE PROVEEDORES

10.1. Naturaleza

Lo constituye una aplicación computarizada a nivel nacional, activa y permanentemente actualizada, cuyo propósito es apoyar la gestión de selección de proveedores y contratistas, facilitar a la administración el seguimiento y control de las adquisiciones que realice la Universidad y generar, en el tiempo, un historial creciente a manera de una memoria de las compras y contrataciones de la Universidad.

Con este medio, se busca explorar permanentemente el mercado de proveedores, sus productos, servicios, sus estándares de calidad, sus precios y condiciones de venta y/o prestación de servicios y, finalmente, su desempeño cuando han sido adjudicados por la Universidad.

Se evita asimismo, la tradicional recurrencia a cotizaciones y cotizadores para compras específicas y se garantiza, de alguna manera, la independencia de quienes tienen a su cargo la selección y adjudicación de estas operaciones.

10.2. Contenido

El Fichero Referencial de Proveedores debe contener al menos (como diseño):

• Identificación plena del proveedor, registros y personas responsables
• Naturaleza y antecedentes (fabricante, comercializador, representante, etc.)
• Área geográfica de influencia
• Línea de productos y/o servicios. Origen y estándares de calidad
• Precios y condiciones de venta
• Capacidad y seriedad para atender pedidos (servicio al cliente)
• Registro de los Eventos transaccionales de historial completo (detalle de las compras realizadas por la Universidad )
• Calificación del desempeño

10.3. Actualización

El Fichero Referencial de proveedores, bajo la responsabilidad, por su gestión y actualización, de la Gerencia Nacional y, en las Regionales del Director Administrativo y Financiero, se alimenta de distintas y diversas fuentes de información y de interés (abierta):

• Jefes de Departamento
• Oferentes (proveedores)
• Cámaras de industria y Comercio
• Agregadurías Comerciales
• Ferias y Exposiciones
• Contactos independientes
• Prensa