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RECEPCIÓN, ENVIO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA


Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción

Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de Información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior seguimiento.

Correspondencia enviada

Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.


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